So importieren Sie einen Kalender aus Excel in Outlook

Inhalt

• Gründe für den Import eines Kalenders von Excel nach Outlook
• Vorbereiten der Erstellung einer Kalender-Upload-Vorlage in Excel
• So erstellen Sie eine Kalender-Upload-Vorlage in Excel
• Registerkarte "Steuerung"
• Registerkarte "Hochladen"
• Verwenden der Kalender-Upload-Vorlage
• Importieren eines Kalenders in Outlook
• Tipps und Tricks zum Outlook-Kalender

Ich bin Buchhalter und liebe es, in Excel zu arbeiten. Meine Frau und ich haben unser eigenes Geschäft für individuelle Einladungen und Fotografie.

Eines der großartigen Dinge an Microsoft Office-Produkten ist die einfache Übertragung von Daten von Produkt zu Produkt. Beispielsweise kann Excel eine Liste von Namen und Adressen enthalten, die als Teil eines standardisierten Briefes oder als Versandetiketten in Word zusammengeführt werden können. Microsoft Access kann sowohl aus Excel importieren als auch Daten nach Excel exportieren. Eine weitere coole Möglichkeit, Daten von einem Office-Produkt auf ein anderes zu übertragen, besteht darin, einen Kalender aus Excel in Outlook zu importieren.

Gründe für den Import eines Kalenders von Excel nach Outlook

Das Importieren eines Kalenders aus Excel in Outlook ist nicht in jedem Fall sinnvoll. Wenn Sie einen oder zwei Termine eingeben, ist es einfacher, diese direkt in Outlook einzugeben. Oft sendet ein Unternehmen seinen Mitarbeitern jedoch eine Liste der vom Unternehmen anerkannten Feiertage in einem Anhang an eine E-Mail. Es ist sinnvoll, diese Daten in eine Excel-Kalendervorlage zu kopieren oder erneut einzugeben und diese Informationen in Outlook hochzuladen. Es ist schneller, Termine in Excel einzugeben, da Sie an mehreren Terminen gleichzeitig arbeiten können. Auf diese Weise ist es auch sinnvoll, die Geburtstage von Personen einzugeben. Ein weiteres gutes Beispiel ist, dass mein ältester Sohn dieses Jahr Baseball spielt und sein Zeitplan in einer Excel-Tabelle per E-Mail an uns gesendet wurde.Ich habe die Informationen in meine Excel-Vorlage kopiert und direkt in Outlook importiert.

Vorbereiten der Erstellung einer Kalender-Upload-Vorlage in Excel

Bevor wir die Kalender-Upload-Vorlage erstellen können, müssen wir wissen, welche Felder Outlook in ihren Kalendern verwendet. Hier ist eine Liste der am häufigsten verwendeten Felder, die in Outlook verfügbar sind:

• Betreff * - So wird Ihr Termin in Ihrem Outlook-Kalender angezeigt.
• Ort - Dies ist der Ort des Termins.
• Startzeit
• Anfangsdatum*
• Endzeit
• Endtermin*
• Ganztägiges Ereignis - Dies ist eine Ja- oder Nein-Antwort.
• Erinnerung Ein / Aus - Dies ist eine Ja- oder Nein-Antwort.
• Erinnerungsdatum
• Erinnerungszeit
• Kategorien - Dies ist die Terminkategorie.
• Beschreibung - Dies ist der große Textbereich, der in einen Termin eingegeben werden kann.
• Privat - Dies ist ein Ja / Nein-Flag, um festzustellen, ob jemand anderes dieses Ereignis sehen kann.
• Empfindlichkeit

Hinweis: Jedes Feld mit einem * nach ist erforderlich. Nachdem wir nun wissen, wonach Outlook sucht, können wir die Kalender-Upload-Vorlage in Excel erstellen.

So erstellen Sie eine Kalender-Upload-Vorlage in Excel

Das Einrichten einer Vorlage zum Hochladen eines Kalenders von Excel nach Outlook kann so einfach oder komplex sein, wie Sie möchten. Persönlich möchte ich Funktionen hinzufügen, die im Voraus etwas mehr Arbeit erfordern, aber am Ende Zeit sparen.

Registerkarte "Steuerung"

Der Zweck der Registerkarte "Steuerung" besteht darin, Daten zu speichern, die zum Erstellen von Dropdown-Menüs auf der Registerkarte "Aktualisieren" verwendet werden. Wenn Sie diese Daten hier eingeben, wird das Hochladen von Kalenderterminen vereinfacht.

1. Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe in Excel und speichern Sie sie als "Calendar Upload.xls". Es ist äußerst wichtig, sie als "Excel 1997 - 2003 Workbook" zu speichern, da Outlook nur die Dateierweiterung .xls aktualisieren kann.
2. Benennen Sie eine der Registerkarten in "Steuerung" um, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Registerkarte klicken und "Umbenennen" auswählen.
3. Geben Sie in Zelle B3 "Ganztagesereignis" ein. Geben Sie in Zelle B4 und B5 "Ja" bzw. "Nein" ein. Markieren Sie B4: B5 und im Feld "Name" in der oberen linken Ecke des Bildschirms und Nennen Sie diesen Abschnitt "ADE".
4. Geben Sie in Zelle E3 "Kategorien" ein. Geben Sie ab E4 alle Kategorien ein, die Sie in Outlook verwenden. Sie finden sie in Outlook, indem Sie im Kalenderbereich einen neuen Termin öffnen. Klicken Sie auf das Symbol "Kategorisieren" und eine Liste aller eingerichteten Kategorien wird angezeigt. Die Standardkategorien basieren auf Farbe. Ich würde dringend empfehlen, sie in etwas Nützliches umzubenennen. Sie können beliebig viele Kategorien hinzufügen, obwohl es nur 25 verschiedene gibt Farben in Outlook. Geben Sie die Kategorien in Excel ein und sortieren Sie sie alphabetisch, sobald Sie sie eingegeben haben. Es ist wichtig, dass sie in Outlook und Excel genauso geschrieben werden. Markieren Sie den gesamten Bereich von E4 bis zum Ende Ihrer Liste Geben Sie im Feld "Name" "Kategorie" als Namen für diese Auswahl ein.
5. Ich habe beschlossen, meine Tabellen zu formatieren, indem ich sie schattierte und einen Rahmen um sie hinzufügte, aber das liegt ganz bei Ihnen.

Registerkarte "Hochladen"

Auf der Registerkarte „Hochladen“ werden die Kalenderinformationen eingegeben. Es ist wichtig, mindestens die folgenden Felder zu verwenden: Betreff, Startdatum, Enddatum, Startzeit, Endzeit und Ganztagesereignis. Fühlen Sie sich frei, alle anderen Felder hinzuzufügen, die Sie routinemäßig verwenden.

1. Benennen Sie die Vorlage in Zelle A1 als "Kalender-Upload-Vorlage" und formatieren Sie sie fett.
2. Geben Sie ab Zeile 4 alle Felder ein, die Sie verwenden möchten. Nur weil Sie ein nicht erforderliches Feld hinzufügen, müssen Sie es nicht jedes Mal verwenden. Ich habe Betreff, Ort, Beschreibung, Startdatum, Enddatum, Startzeit, Endzeit, Ganztagesereignis und Kategorien ausgewählt. Schattieren Sie alle Felder in einer Farbe und machen Sie sie fett.
3. Wählen und schattieren Sie den Bereich, in dem Sie Ihre Kalenderinformationen eingeben möchten. Ich wähle A5: I27. Legen Sie einen dünnen Rand darum.
4. Formatieren Sie die Spalten „Startdatum“ und „Enddatum“ als kurzes Datum aus D5: E27.
5. Formatieren Sie die Spalten „Startzeit“ und „Endzeit“ als Zeit ab F5: G27.
6. Klicken Sie in H5: H27 auf die Registerkarte "Daten" von Excel und dann auf die Schaltfläche "Datenüberprüfung". Dies öffnet ein Dialogfeld. Ändern Sie auf der Registerkarte "Einstellungen" das Dropdown-Feld "Zulassen:" in "Liste". Geben Sie im Feld "Quelle" "= ADE" (ohne Anführungszeichen) ein und klicken Sie auf "OK". Dadurch wird ein Dropdown-Feld eingefügt Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ja oder Nein auszuwählen.
7. Klicken Sie in I5: I27 auf die Registerkarte "Daten" von Excel und erneut auf die Schaltfläche "Datenüberprüfung". Ändern Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld "Zulassen:" in "Liste". Geben Sie in "Quelle" "= Kategorien" (ohne Anführungszeichen) ein und klicken Sie auf "OK". Dadurch wird in jede Zelle in dieser Zeile ein Dropdown-Menü eingefügt, mit dem Sie aus den Kategorien auswählen können, die Sie zuvor auf der Registerkarte "Steuerung" eingerichtet haben.
8. Markieren Sie A4: I27 und geben Sie "Upload" in das Namensfeld ein.

Verwenden der Kalender-Upload-Vorlage

Nachdem die Vorlage vollständig ist, geben Sie einen Termin, einen Feiertag, einen Urlaub oder Erinnerungen ein oder kopieren Sie sie. Wenn Sie weitere Zeilen benötigen, fügen Sie diese in die Mitte des Dateneingabebereichs ein. Wenn Sie bereit sind, die Datei hochzuladen, beenden Sie die Tabelle in Excel.

Importieren eines Kalenders in Outlook

Das Importieren eines Kalenders aus Excel in Outlook ist einfach. Hier sind die schrittweisen Anweisungen:

1. Klicken Sie in Outlook auf die Schaltfläche Kalender.
2. Klicken Sie in Outlook auf das Menü "Datei" und wählen Sie "Importieren und Exportieren". Ein Dialogfeld zum Importieren und Exportieren wird angezeigt. Wählen Sie "Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren" und klicken Sie auf "Weiter". Wählen Sie "Microsoft Excel 97-2003" und klicken Sie auf "Weiter". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen" und suchen Sie die "Kalender-Upload-Vorlage.xls". Klicken Sie erneut auf "Weiter". Wählen Sie "Kalender" als Zielordner und klicken Sie auf "Weiter". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Upload in Ordner importieren: Kalender" und klicken Sie dann auf "Fertig".

Ihre Kalenderelemente sollten jetzt in Ihrem Outlook-Kalender angezeigt werden. Sobald Sie die Informationen in Outlook hochgeladen haben, können Sie alle Termininformationen in der Tabelle löschen, damit sie für das nächste Mal bereit sind.

Erinnerung: Vergessen Sie nicht, die Upload-Vorlage mit den genauen Feldnamen einzurichten. Andernfalls müssen Sie die Felder manuell zuordnen. Wenn Sie viele Dinge in Ihren Outlook-Kalender aufnehmen, können Sie schnell und einfach Zeit sparen.

Tipps und Tricks zum Outlook-Kalender

Dieser Artikel ist genau und nach bestem Wissen des Autors. Der Inhalt dient nur zu Informations- oder Unterhaltungszwecken und ersetzt nicht die persönliche Beratung oder professionelle Beratung in geschäftlichen, finanziellen, rechtlichen oder technischen Angelegenheiten.