Microsoft Office-Verknüpfungen - Schnelle, einfache und hilfreiche Tipps für Word, Excel und PowerPoint

Inhalt

• Vorlagen und Assistenten
• Speichern von Office-Dokumenten in verschiedenen Office-Versionen
• Formatierung kopieren (mit dem Format Painter)
• Beibehalten des Seitenverhältnisses beim Ändern der Bildgröße
• Rückgängig wiederholen
• Excel-Tipps
• AutoFill-Funktion
• Titel zentrieren
• Zelle bearbeiten
• Welcher Tag ist es?
• Anbringen eines Arbeitsblatts auf einem Blatt Papier
• Einfügen mehrerer Blätter und Umbenennen von Registerkartennamen
• Tipps für Word
• Schnelle Verknüpfung zum Formatieren des Zeilenabstands
• Tastatur- und Mausverknüpfungen
• Klicken und eingeben
• Einfügen eines gesamten Dokuments in ein vorhandenes Dokument (Zusammenführen von Dokumenten)
• Seitenränder
• Bildschirm teilen / Zwei Teile des Dokuments gleichzeitig anzeigen
• Ändern der Groß- und Kleinschreibung
• Wiederholen einer Kopfzeile
• Datum und Uhrzeit einfügen
• Verwenden von Cent-Zeichen und anderen Symbolen
• Namen in Word zusammenhalten (harter Raum)
• Tipps für PowerPoint
• Ausführen einer Diashow von Ihrem Desktop aus
• Slide Master verwenden
• Vorlagen und Themen

Amelia verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in den Bereichen IT, Schulung und Ausbildung sowie E-Learning.

Die folgenden Verknüpfungen und Tipps können auf die meisten Versionen von Microsoft Office bis einschließlich Office 2016 angewendet werden. Zunächst habe ich allgemeine Tipps aufgeführt, die Sie auf alle Microsoft Office-Anwendungen anwenden können. Als Nächstes habe ich spezifische Tipps für Word, Excel und PowerPoint aufgelistet. Viele von ihnen sparen Ihnen viel Zeit. Ich hoffe, Sie finden diese Tipps sehr hilfreich!

Welche Tipps enthält dieser Artikel? Hier sind einige der Themen, die Sie finden werden.

• Office-Vorlagen und Assistenten.
• Verwenden des Format Painter.
• Bildausschnitt.
• Rückgängig wiederholen.
• Excel AutoFill-Funktion.
• Tabellenformatierung und Kopfzeile in Word wiederholen.
• Tastatur- und Mausverknüpfungen.
• Zusammenführen von Dokumenten in Word.
• Seitenränder in Word.
• Bildschirm in Word teilen.
• Ändern der Groß- und Kleinschreibung in Word.
• Ausführen einer PowerPoint-Diashow von Ihrem Desktop aus.
• Verwenden eines PowerPoint SlideMaster.
• PowerPoint-Vorlagen und -Themen.

Vorlagen und Assistenten

Sie müssen nicht immer mit einem leeren Word-Dokument, einer Excel-Tabelle oder einer PowerPoint-Präsentation beginnen. Sie können aus einer Vielzahl vorformatierter Vorlagen auswählen. Klick einfach Datei, Neu (oder klicken Sie 2007 auf das Rundschreiben BüroTaste, dann klick Neu), und wählen Sie dann eine Vorlage aus der Liste aus. Einige Versionen von Office bieten Assistenten an, die Sie durch eine Reihe von Schritten zum Erstellen Ihres benutzerdefinierten Dokuments führen.

Speichern von Office-Dokumenten in verschiedenen Office-Versionen

Wenn Sie Dokumente für andere Mitarbeiter, Familienmitglieder oder Freunde freigeben und diese ältere Versionen von Office verwenden, können Sie Ihre Dokumente im alten Word-Standard ( *. Doc) im Vergleich zum neuen Dateiformat (.docx) speichern Ihre Dateien sind abwärtskompatibel. Von dem Datei, Speichern als Ändern Sie im Dialogfeld "Dateityp" in .doc vs. docx für Word, xls vs. xlsx für Excel und ppt vs. pptx für PowerPoint.

Formatierung kopieren (mit dem Format Painter)

Klicken Sie zum Kopieren der Formatierung in Word, Excel oder PowerPoint, einschließlich Textschriftart, -größe, -farbe und anderen Attributen, auf den Text, der die Formatierung enthält, die Sie duplizieren möchten. Klick auf das FormatMaler Klicken Sie auf das Symbol (der Cursor ändert sich in einen Pinsel) und klicken Sie dann in den Zielbereich, in dem Sie die Formatierung anwenden möchten. Wenn es mehrere Bereiche gibt, in die Sie die Formatierung kopieren möchten, doppelklicken Sie nicht einmal auf FormatMaler Symbol; Auf diese Weise können Sie in beliebig viele Bereiche klicken, um die Schaltfläche anzuwenden. Drücken Sie ESC wenn Sie fertig sind.

Beibehalten des Seitenverhältnisses beim Ändern der Bildgröße

In Microsoft Office können Sie zusammen mit den meisten anderen Anwendungen die Größe von Bildern und Bildern ändern, indem Sie das Bild auswählen und es dann mit der Maus auf eine neue Größe ziehen. Es ist jedoch wichtig, das Seitenverhältnis beizubehalten, damit Ihr Bild nicht verformt wird. Um das Verhältnis von vertikal zu horizontal (das Seitenverhältnis) gleich zu halten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie auf die neue Größe ziehen. In einigen Anwendungen können Sie beim Ziehen auch die UMSCHALTTASTE verwenden, um das Seitenverhältnis beizubehalten. Um ein Bild in Microsoft Office zuzuschneiden, doppelklicken Sie auf das Bild und wählen Sie es aus Ernte von der Symbolleiste.

Rückgängig wiederholen

Das Rückgängig machen Mit dem Befehl können Sie Ihre letzten Aktionen rückgängig machen. Zu Rückgängig machen Drücken Sie den letzten Befehl STRG+Z.. Mit dem Befehl "Wiederherstellen" können Sie Ihre Meinung ändern und Ihre ursprüngliche Aktion für die Momente wiederherstellen, in denen Sie sich nicht sicher sind, was Sie tun. Zu Wiederholen Drücken Sie einen Befehl Strg+Y.. Sie können auch finden Rückgängig machen und Wiederholen Entweder im Menü Bearbeiten befinden sich ältere Versionen von Office oder in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oben links in Office 2007.

Excel-Tipps

Hier sind einige Tricks und Verknüpfungen, die in Excel verwendet werden können.

AutoFill-Funktion

Sie können Daten in eine oder mehrere Zellen eingeben und dann mit dem AutoFill-Handle die Auswahl erweitern und füllen. Versuchen Sie es mit Text: Geben Sie 'Januar' oder 'Jan 01' ein, drücken Sie die EINGABETASTE, zeigen Sie dann auf die rechte untere Ecke der Zelle (bis Sie ein dünnes schwarzes Kreuz anstelle eines dicken Kreuzes sehen), ziehen Sie sie nach unten und wählen Sie den zu füllenden Bereich aus. Excel wird versuchen, es für Sie auszufüllen. Weitere Optionen finden Sie in der Hilfe nach AutoFill.

Titel zentrieren

Um Text über viele Spalten, z. B. einen Titel, zu zentrieren, wählen Sie den Text aus und verwenden Sie das Symbol Zusammenführen und Zentrieren in der Formatierungssymbolleiste.

Zelle bearbeiten

Um eine Zelle auszuwählen und den Inhalt zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf die Zelle oder drücken Sie F2 und bearbeiten Sie sie nach Bedarf. Drücken Sie anschließend die EINGABETASTE, um Ihre Änderungen zu akzeptieren.

Welcher Tag ist es?

Um den Wochentag für ein oder mehrere Daten anzuzeigen, geben Sie zuerst die Daten in die Zelle (n) ein. Verwenden Sie dann einfach ein benutzerdefiniertes Format, um den Wochentag anzuzeigen. Wählen Sie bei Bedarf die Zelle aus, die das Datum (die Daten) oder die gesamte Spalte enthält. Wählen Sie dann Format, Zellen (klicken Sie 2007 mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu verwenden) und wählen Sie im Listenfeld Kategorie die Option Benutzerdefiniert aus. Geben Sie nun dddd in das Feld Typ ein und klicken Sie auf OK, um zu Ihrer Tabelle zurückzukehren. Anstatt Datumsangaben anzuzeigen, zeigt Excel die Wochentage an, die den eingegebenen Datumsangaben entsprechen.

Anbringen eines Arbeitsblatts auf einem Blatt Papier

Um ein Arbeitsblatt so zu formatieren, dass es auf ein Blatt Papier passt, wählen Sie Datei, Seiteneinrichtung (2007 klicken Sie auf der Registerkarte Seitenlayout auf Seitenlayout). Wählen Sie im Dialogfeld Seite einrichten die Option Querformat aus (vorausgesetzt, Ihr Arbeitsblatt ist breit). Klicken Sie anschließend im Abschnitt Skalierung auf die Option Anpassen und verwenden Sie dann die Pfeile, um die Anzahl der Seiten anzuzeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenansicht, um die Ergebnisse zu überprüfen. Wenn der Druck zu klein ist, kehren Sie zu Skalierung zurück und versuchen Sie die Option Anpassen an. Versuchen Sie 75% oder 85%, Ihre Seite manuell zu verkleinern, damit sie auf eine Seite passt.

Einfügen mehrerer Blätter und Umbenennen von Registerkartennamen

Um ein leeres Blatt in Ihre Arbeitsmappe einzufügen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte "Letztes Blatt" am unteren Rand Ihres Arbeitsblatts und wählen Sie "Neues Arbeitsblatt einfügen". 2007 steht eine neue Registerkarte Arbeitsblatt einfügen zur Verfügung, auf die Sie klicken können. Klicken Sie in neueren Versionen von Excel auf das Pluszeichen im Kreis neben Ihrem Standardblatt, um eine neue Blattregisterkarte einzufügen.

Müssen Sie den Namen der Registerkarte ändern? Doppelklicken Sie einfach auf den Namen der Blattregisterkarte und geben Sie einen neuen Namen ein.

Tipps für Word

Hier sind einige Tricks und Verknüpfungen für Word.

Schnelle Verknüpfung zum Formatieren des Zeilenabstands

Um den Zeilenabstand für einen Absatz schnell zu ändern, positionieren Sie den Cursor in dem Absatz, den Sie ändern möchten. Drücken Sie dann Strg + 1, um den Abstand auf ein einzelnes Leerzeichen einzustellen, Strg + 2, um einen doppelten Abstand festzulegen, oder Strg + 5, um den Abstand auf 1,5 Zeilen festzulegen. Sie können ein ganzes Dokument oder Teile davon ändern, indem Sie zuerst den Text auswählen, den Sie ändern möchten, und dann eine dieser einfachen Tastenkombinationen drücken. Für weitere Optionen klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Absatz, Abstand.

Tastatur- und Mausverknüpfungen

• Um zum Anfang oder Ende einer Zeile zu gelangen, drücken Sie ZUHAUSE oder ENDE Schlüssel.
• Doppelklicken Sie auf das Wort, um ein Wort auszuwählen.
• Um einen Absatz auszuwählen, verdreifachen Sie den Absatz.
• Um alle auszuwählen, klicken Sie auf STRG + A, oder klicken Sie in Word dreimal auf den linken Rand, um das gesamte Dokument auszuwählen.

Klicken und eingeben

Angenommen, Sie versuchen, ein Schild mit der Aufschrift "Wet Paint" zu erstellen, und Sie möchten, dass der Text etwa auf der Hälfte der Seite zentriert wird. Die schnelle und schmutzige Methode der alten Schule bestand darin, etwa ein Dutzend Mal die Eingabetaste zu drücken, bis sich Ihr Cursor ungefähr dort befand, wo Sie wollten. Aber wollten Sie nicht schon immer mitten auf einer leeren Seite tippen, ohne wiederholt die Eingabetaste drücken zu müssen? Ab Word 2000 gibt es eine neue Funktion zum Klicken und Eingeben, die dies ermöglicht. Doppelklicken Sie im neuen Dokument einfach auf eine beliebige Stelle im Dokument und beginnen Sie mit der Eingabe.

Einfügen eines gesamten Dokuments in ein vorhandenes Dokument (Zusammenführen von Dokumenten)

Um den gesamten Text und die Formatierung aus einem Dokument zu übernehmen und in ein anderes einzufügen, können Sie das Originaldokument auswählen und daraus kopieren, das neue Dokument öffnen und diesen Text einfügen. Es gibt jedoch einen einfacheren Weg. Positionieren Sie den Cursor in Ihrem neuen Dokument an der Stelle, an der Sie das alte Dokument einfügen möchten. Wählen Sie dann in Word aus Einfügen, Objekt, Text aus Datei, wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf Einfügen. Wählen Sie in älteren Versionen von Word die Option aus Einfügen, Datei, wählen Sie das Dokument aus; und klicken Sie auf Einfügen.

Seitenränder

Wählen Sie in Word 2007 aus Seitenränder von dem Seitenlayout Menü (In älteren Versionen von Word: Wählen Sie Format, Rahmen und Schattierung und klicken Sie auf Seitenrand Registerkarte.) Wählen Sie in der linken Spalte die Art des Rahmens aus, den Sie möchten, und wählen Sie in der mittleren Spalte den Stil der Linie, Farbe und Breite aus.

Klicken Sie in neueren Word-Versionen in der Multifunktionsleiste auf der Registerkarte "Startseite" in der Multifunktionsleiste auf das Symbol "Rahmen". Es gibt auch ein Dropdown-Menü neben dem Rahmensymbol für weitere Rahmenoptionen.

Sie können einen ausgefallenen Rahmen mit Grafiken auswählen, indem Sie auf klicken Kunst Dropdown-Menü.

Bildschirm teilen / Zwei Teile des Dokuments gleichzeitig anzeigen

Wenn Sie in einem großen Dokument arbeiten, müssen Sie möglicherweise zwei Teile gleichzeitig anzeigen können. Mit der Funktion für geteilten Bildschirm können Sie das Dokument gleichzeitig in zwei separaten Fenstern anzeigen. Um den Bildschirm zu teilen, wählen Sie Fenster teilen (oder Fenster teilen, in älteren Versionen teilen). Positionieren Sie diese Zeile an der Stelle, an der Ihr Dokument geteilt werden soll, und klicken Sie einmal. Ihr einzelnes Fenster teilt sich an dieser Stelle in zwei Fenster mit jeweils einer eigenen Bildlaufleiste. Sie können jetzt im oberen Fenster zurückblättern, um den früheren Teil des Dokuments anzuzeigen, während Sie Ihre letzten Änderungen im unteren Fenster anzeigen. Um die Teilung zu entfernen, wählen Sie einfach Ansicht, Teilung entfernen (oder Fenster, Teilung entfernen) oder ziehen Sie einfach die Linie, die Ihr Dokument teilt, an den oberen Rand des Dokuments.

Ändern der Groß- und Kleinschreibung

Haben Sie jemals vergessen, die Wörter in einem Titel groß zu schreiben? Wählen Sie das Wort, den Satz oder den Absatz aus, den Sie ändern möchten. Drücken Sie dann so oft wie nötig UMSCHALT + F3, um durch die verfügbaren Fälle zu scrollen, einschließlich aller Großbuchstaben, Anfangsbuchstaben oder Kleinbuchstaben.

Wiederholen einer Kopfzeile

Um die oberste Zeile auf jeder Seite der Tabelle anzuzeigen, aktivieren Sie in einer Tabelle im Menü Design das Kontrollkästchen Kopfzeile. In älteren Office-Versionen: Wählen Sie zunächst die Zeilen aus, die als Kopfzeile angezeigt werden sollen. Dann wähle Tabelle, Tabelleneigenschaften und klicken Sie auf Reihe Tab. Stellen Sie sicher Wiederholen Sie dies als Kopfzeile oben auf jeder Seite ist aktiviert und klicken Sie auf OK. Ihre ausgewählte Kopfzeile wird oben auf jeder Seite Ihrer Tabelle angezeigt.

Datum und Uhrzeit einfügen

Sie können Datum und Uhrzeit automatisch in einer beliebigen Anzahl von Formaten einfügen. Wählen Sie zuerst aus Einfügen, Datum (und Uhrzeit, und Sie sehen eine Liste der Formate. Wählen Sie ein Datumsformat und klicken Sie auf OK. Wenn Sie das überprüfen Automatisch aktualisieren In diesem Feld fügt Word ein Datumsfeld ein und aktualisiert es automatisch.

Verwenden von Cent-Zeichen und anderen Symbolen

Auf der Tastatur befindet sich kein Cent-Zeichen. Um dieses Symbol in Word zu erstellen, drücken Sie Strg + / (Schrägstrich) und dann C. Um andere Symbole zu verwenden, klicken Sie auf Einfügen, Symbol und wählen Sie aus der Liste aus.

Namen in Word zusammenhalten (harter Raum)

Wenn Sie Wörter zusammenhalten müssen, nur als getrenntes Wort oder als Eigenname, damit sie nicht in einer anderen Zeile getrennt werden, können Sie das nicht unterbrechende Leerzeichen von Word verwenden. Geben Sie Ihr erstes Wort ein, drücken Sie Strg + Umschalt + Leertaste und geben Sie dann das zweite Wort ein. Geben Sie beispielsweise Folgendes ein: John Strg + Umschalt + Leertaste Smith, um "John Smith" zusammenzuhalten. Durch die Verwendung des nicht unterbrechenden Bereichs wird sichergestellt, dass John Smith immer auf derselben Linie bleibt.

Tipps für PowerPoint

Hier sind einige Tricks und Verknüpfungen für PowerPoint.

Ausführen einer Diashow von Ihrem Desktop aus

Um eine Diashow von Ihrem Desktop aus auszuführen, speichern Sie die Präsentation einfach auf Ihrem Desktop und speichern Sie sie mit einer PPS-Dateierweiterung. Wählen Sie Datei, Speichern unter. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Dateityp und wählen Sie PowerPoint Show ( *. Ppsx) aus der Liste aus. Wenn Sie auf eine Datei mit der Erweiterung .ppsx doppelklicken, die für PowerPoint Show steht, wird die Datei in der Diashow-Ansicht geöffnet. Wenn die Diashow beendet ist, kehren Sie zum Desktop zurück. Sie können eine PPSX-Datei zum Bearbeiten öffnen, indem Sie PowerPoint starten, den Befehl Öffnen im Menü Datei auswählen und die PPSX-Datei auswählen.

Slide Master verwenden

Wenn Sie auf jeder Folie in einer Diashow ein Objekt platzieren müssen, verschwenden Sie keine Zeit damit, sicherzustellen, dass alle Objekte auf jeder Folie perfekt ausgerichtet sind. Verwenden Sie stattdessen den Folienmaster. Angenommen, Sie möchten, dass sich Ihr Firmenlogo auf jeder Folie an derselben Stelle befindet. Öffnen Sie eine neue Folie und wählen Sie Ansicht, Master, Folienmaster. Als nächstes fügen Sie die Datei ein, stellen sie sich vor und suchen sie. Um zu Ihrer Diashow zurückzukehren, wählen Sie Ansicht, Folien (oder Ansicht, Normal in 2007). An dieser Stelle sehen Sie das Logo genau dort, wo Sie es platziert haben. Sie sehen das Logo auch auf weiteren Folien. Wenn Sie die Größe des Logos ändern oder ändern müssen, kehren Sie zu Ihrer Master-Folie zurück, um die Änderung vorzunehmen.

Vorlagen und Themen

PowerPoint-Vorlagen bieten eine Vielzahl von Vorlagen und Themen zur Auswahl. Dies umfasst Geschäftsvorlagen, Kalender, Flyer, Präsentationen und sogar Grußkarten.

Die neueren Versionen von PowerPoint bieten etwas mehr Vorlagen als die älteren Versionen. Wählen Sie Datei, Neu und dann eine Vorlage aus der Liste. Einige sind leer mit Platzhalter-Textfeldern, die Sie ausfüllen können, während andere Beispielinhalte und Grafiken enthalten. Die Möglichkeiten sind endlos, probieren Sie es aus!

Dieser Artikel ist genau und nach bestem Wissen des Autors. Der Inhalt dient nur zu Informations- oder Unterhaltungszwecken und ersetzt nicht die persönliche Beratung oder professionelle Beratung in geschäftlichen, finanziellen, rechtlichen oder technischen Angelegenheiten.