So richten Sie Adressbezeichnungen in Microsoft Word ein

Autor: Laura McKinney

Erstelldatum: 2 April 2021

Aktualisierungsdatum: 17 November 2024

Video: Word 2016: Benutzerdefinierte Wasserzeichen einfügen

Inhalt

So richten Sie Adressetiketten schnell und einfach ein
Methode 1: Einzelblatt mit derselben Adresse
Methode 2: Unterschiedliche Adressen auf einem oder mehreren Etikettenblättern
Methode 3: Mail Zusammenführen einer Etikettenvorlage mit einer Adressdatei
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So richten Sie Adressetiketten schnell und einfach ein

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Adressetiketten in Microsoft Word zu erstellen. Ich beziehe mich auf die handlichen Etikettenblätter, die Sie im Geschäft kaufen können und die Sie in Ihren Drucker einspeisen und Etiketten drucken können, entweder für dieselbe Adresse oder für verschiedene Adressen. Etiketten mit derselben Adresse können verwendet werden, um Umschläge an Orte vorab zu adressieren, an die Sie häufig E-Mails senden, z. B. an Ihr Hypothekenunternehmen oder Ihre Bank. Etiketten mit unterschiedlichen Adressen können zum Versenden von Weihnachtskarten und Partyeinladungen verwendet werden.

Ich erkläre drei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Etiketten erstellen können:

Methode 1: Gleiche Adresse auf einem Etikettenblatt
Methode 2: Unterschiedliche Adressen auf einem oder mehreren Etikettenblättern
Methode 3: Mail zum Zusammenführen einer Etikettenvorlage mit einer Adressdatei

Diese Anweisungen gelten für MS Word 2007Wenn Sie jedoch wissen möchten, wie es in einer frühen Version von Word wie 2002 oder 2003 funktioniert, lassen Sie es mich wissen, und ich werde versuchen, die Unterschiede für Sie aufzulisten.

Methode 1: Einzelblatt mit derselben Adresse

Öffnen Sie Word 2007 und stellen Sie sicher, dass Sie mit einem neuen, leeren Dokument beginnen.
Von dem MS Office Klicken Sie in der oberen Multifunktionsleiste auf Mailings.
Klicken Etiketten. Das Umschläge und Etiketten Das Dialogfeld wird angezeigt.
Geben Sie die Adresse ein, für die Sie Beschriftungen erstellen möchten.
Stellen Sie sicher, dass das Optionsfeld für “Ganze Seite des gleichen Etiketts" ist ausgewählt.
In dem Etikette In diesem Abschnitt müssen die Art des Etiketts und die Nummer mit den Blättern mit leeren Adressetiketten übereinstimmen, die Sie im Geschäft gekauft haben. Die Standardauswahl Avery US Letter 8160 wird möglicherweise angezeigt. Klicken Sie auf, um den Etikettentyp zu ändern Optionen und wählen Sie aus der Liste.
Klicken Sie abschließend auf Neues Dokument und Ihre Beschriftungen werden angezeigt. Siehe Beispiel in Abbildung 1 unten. unten.
Speichern Sie Ihr Dokument mit Datei, Speichern unter (Das Dropdown-Menü "Datei" wurde mit der Verwendung der neuen Word 2007-Multifunktionsleistenleiste entfernt. Sie können jedoch einfach auf die Office-Schaltfläche oben links klicken, um "Speichern unter" zu finden.)
Wenn Sie bereit sind, Ihre Etiketten zu drucken, Versuchen Sie zuerst diesen Test: Drucken Sie zuerst eine Seite mit Adressen auf Normalpapier, um sicherzustellen, dass sie richtig ausgerichtet sind. Wenn Sie beim Einlegen Ihrer Etikettenblätter in Ihren Drucker nicht sicher sind, welche Seite nach unten zeigt, Verwenden Sie diesen Trick, um es zuerst zu testen: Zeichnen Sie auf einem weißen Stück Druckerpapier einen Pfeil auf eine Seite des Papiers und drucken Sie das weiße Papier anschließend. Wenn die Testseite gedruckt wird, können Sie anhand des Pfeils bestimmen, in welche Richtung das Papier eingezogen werden soll und ob die Etiketten verdeckt oder verdeckt sind.
Halten Sie nach dem Drucken einer Testseite die Testseite mit einem Blatt Etikettenpapier im Licht, um sicherzustellen, dass alles richtig ausgerichtet ist. Wenn Sie zum Drucken bereit sind, fahren Sie mit Schritt 12 fort.
Wenn Sie Ihre Adressdaten anpassen müssen, klicken Sie auf Mailings, dann Etiketten. Passen Sie dann die Adresse im Adressfeld nach Bedarf an und klicken Sie auf Neues Dokument um eine neue Seite mit Ihren neuen Adressdaten zu erstellen. Wiederholen Sie die obigen Schritte 8. bis 10 ..
Legen Sie zum Schluss Ihr Etikettenpapier in Ihren Drucker ein und drucken Sie Ihre Etiketten.

Methode 2: Unterschiedliche Adressen auf einem oder mehreren Etikettenblättern

Öffnen Sie Word 2007 und stellen Sie sicher, dass Sie mit einem neuen, leeren Dokument beginnen.
Klicken Sie in der oberen Multifunktionsleiste von MS Office auf Mailings.
Klicken Etiketten. Das Umschläge und Etiketten Das Dialogfeld wird angezeigt.
In dem Adresse Lassen Sie dieses Feld leer, da Sie später andere Adressen eingeben werden.
Stellen Sie sicher, dass das Optionsfeld für “Ganze Seite des gleichen Etiketts" ist ausgewählt.
In dem Etikette In diesem Abschnitt müssen die Art des Etiketts und die Nummer mit den Blättern mit leeren Adressetiketten übereinstimmen, die Sie im Geschäft gekauft haben. Die Standardauswahl Avery US Letter 8160 wird möglicherweise angezeigt. Klicken Sie auf, um den Etikettentyp zu ändern Optionen und wählen Sie aus der Liste.
Klicken Sie abschließend auf Neues Dokument und eine leere Seite für Ihre Etiketten wird angezeigt. Siehe Beispiel in Abbildung 2 oben.
Sehen Sie Gitterlinien in Ihrem Dokument? Wenn sie aus irgendeinem Grund fehlen, klicken Sie auf Layout Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „Gitterlinien anzeigen”.
Speichern Sie Ihr Dokument mit Datei, Speichern unter (Das Dropdown-Menü "Datei" wurde mit der Verwendung der neuen Word 2007-Multifunktionsleistenleiste entfernt. Sie können jedoch einfach auf die Office-Schaltfläche oben links klicken, um "Speichern unter" zu finden.) Hinweis: Es ist besser, Ihr Dokument sofort und dann häufig während der Bearbeitung zu speichern.
Beginnen Sie nun mit der Eingabe von Namen und Adressen in Ihr Etikettendokument. Wenn diese Methode für Sie funktioniert, sehen Ihre Beschriftungen möglicherweise wie im folgenden Beispiel aus. Siehe Beispiel in Abbildung 3 unten.
Besorgt über die Alphabetisierung der Namen? Sie können die Namen in dieser Art von Layout nicht einfacher sortieren. Wenn Sie also eine große Anzahl von Namen haben und diese in alphabetischer Reihenfolge sortieren möchten, lesen Sie die nächste Methode zum Einrichten eines Seriendrucks mit einer Adresse Datei.
Was tun Sie, wenn Sie mehr als eine Seite mit Etiketten benötigen? Drücken Sie mit dem Cursor in der letzten Beschriftungszelle die Taste TAB Taste, mit der auf der nächsten Seite eine weitere Zeile erstellt wird. Drücken Sie weiter TAB um nach Bedarf weitere Zeilen zu erstellen.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Etiketten zu drucken, versuchen Sie zuerst diesen Test: Drucken Sie zuerst eine Seite mit Adressen auf Normalpapier, um sicherzustellen, dass sie richtig ausgerichtet sind. Wenn Sie Ihre Etikettenblätter in Ihren Drucker einlegen und nicht sicher sind, welche Seite nach unten zeigt, testen Sie sie zuerst mit diesem Trick: Zeichnen Sie auf einem weißen Stück Druckerpapier mit dem Pfeil auf einer Seite des Papiers Führen Sie dann einen Testdruck auf dem weißen Papier durch. Wenn die Testseite gedruckt wird, können Sie anhand des Pfeils bestimmen, in welche Richtung das Papier eingezogen werden soll und ob die Etiketten verdeckt oder verdeckt sind.
Legen Sie zum Schluss Ihr Etikettenpapier in Ihren Drucker ein und drucken Sie Ihre Etiketten.

Methode 3: Mail Zusammenführen einer Etikettenvorlage mit einer Adressdatei

Für einen Seriendruck sind zwei Komponenten erforderlich: Das erste Dokument ist das „HauptdokumentDies ist Ihr Etikettenlayout (nicht die Daten), und das zweite Dokument ist Ihr Datenquelle, die alle Ihre Daten enthält. Zum späteren Nachschlagen kann Ihr Hauptdokument auch ein leeres Layout für einen Brief oder Umschlag sowie Etiketten sein. Ihre Datenquelle kann in Word generiert werden, während Sie Ihr Hauptdokument erstellen, oder es kann sich um eine vorhandene Datei handeln, z. B. eine Word-Tabelle, eine Excel-Datei oder eine Zugriffsdatenbank.

Der Vorteil eines Seriendrucks besteht darin, dass Sie Ihre Adressdaten unabhängig verwalten, die Daten sortieren, Adressen hinzufügen oder löschen und Informationen bearbeiten können. Anschließend können Sie Ihre Datendatei zum Zusammenführen mit Etiketten, Briefen, Umschlägen oder anderen Dokumenten verwenden. Es ist ein Muss für sehr große Adresslisten. In diesem Beispiel wird erläutert, wie der Seriendruck für Adressetiketten verwendet wird.

Öffnen Sie Word 2007 und stellen Sie sicher, dass Sie mit einem neuen, leeren Dokument beginnen.
Klicken Sie in der oberen Multifunktionsleiste von MS Office auf Mailings, dann Starten Sie Seriendruck.
Klicken Etiketten. Das Beschriftungsoptionen Das Dialogfeld wird angezeigt.
Im Abschnitt Etiketteninformationen müssen die Art des Etiketts und die Nummer mit den Blättern der leeren Adressetiketten übereinstimmen, die Sie im Geschäft gekauft haben. Die Standardauswahl, Avery US Letter, 8160, wird unten angezeigt. Um den Etikettentyp zu ändern, wählen Sie aus der Dropdown-Liste.
Klicken OK. Ein leeres Etikettendokument wird angezeigt.
Klicken Wählen Sie Empfänger.
Wählen Geben Sie Neue Liste ein. Das Neue Adressliste Das Dialogfeld wird angezeigt.
Geben Sie Ihre Adressinformationen nach Bedarf in die Felder ein. Drücken Sie TAB um zum nächsten Feld zu gelangen. Sie können nicht benötigte Felder überspringen.
Klicken Sie auf, um für eine neue Beschriftung in eine andere Zeile zu wechseln Neuer Eintrag. Ein Beispiel dafür, wie Ihre Adressliste aussehen könnte, finden Sie in Abbildung 4 oben rechts in diesem Abschnitt.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.
Sie werden aufgefordert, Ihre Adressliste zu speichern. Geben Sie einen neuen Dokumentnamen ein, wählen Sie den Speicherort Ihrer Datei aus und klicken Sie auf OK, um Ihre Datei zu speichern.
Das „Hauptdokument“ wird angezeigt. Das Zusammenführungsfeld “Nächste Aufzeichnung”Wird ab dem zweiten Beschriftungsfeld angezeigt. Entfernen Sie dieses Feld nicht. Als Nächstes müssen Sie die Felder angeben, die Sie auf Ihren Adressetiketten für das "Hauptdokument" zusammenführen möchten.
In der Multifunktionsleiste unter Mailings, klicke auf Zusammenführungsfeld einfügen. Das Dropdown-Menü Zusammenführungsfeld wird angezeigt.
Klicken Sie, um das erste Feld auszuwählen. In diesem Beispiel lautet das erste Feld „Titel”. Klicke auf Wählen um das Zusammenführungsfeld auf dem Etikett hinzuzufügen. Dann klick Schließen.
Drücken Sie die Leertaste, um ein Leerzeichen nach dem Titel in Ihrem Etikettenlayout zu lassen.
Klicke auf Zusammenführungsfeld einfügen, klicke auf Vornameund klicken Sie auf Wählen um das Zusammenführungsfeld zur Beschriftung hinzuzufügen. Dann klick Schließen.
Drücken Sie die Leertaste, um ein Leerzeichen nach dem Vornamen in Ihrem Etikettenlayout zu lassen.
Klicke auf Zusammenführungsfeld einfügen, klicke auf Nachnameund klicken Sie auf Wählen um das Zusammenführungsfeld zur Beschriftung hinzuzufügen. Dann klick Schließen.
Drücken Sie EINGEBEN um zur nächsten Zeile zu gelangen.
Klicke auf Zusammenführungsfeld einfügenKlicken Sie dann auf eines der beiden Name der Firma oder Anschrift Zeile 1, je nachdem, ob Sie einen Firmennamen in Ihrer Adressliste haben. Klicke auf Wählen um das Zusammenführungsfeld zur Beschriftung hinzuzufügen.
Drücken Sie EINGEBEN um zur nächsten Zeile zu gelangen.
Wenn Sie ausgewählt haben Name der Firma Stellen Sie in Schritt 18 oben sicher, dass Sie Adresszeile 1 für Ihre Adresse auswählen und drücken EINGEBEN wenn benötigt.
Die letzte Zeile Ihrer Adressetiketten enthält die Stadt, Zustand und Postleitzahl. Klicke auf Zusammenführungsfeld einfügenKlicken Sie dann auf jedes Feld und dann auf Wählen. Sie können entweder klicken Schließen Jedes Mal, wenn Sie ein Feld hinzufügen, damit Sie ein Leerzeichen oder Komma hinzufügen können, oder wenn Sie Ihre Interpunktion am Ende hinzufügen, nachdem Sie die Dropdown-Liste Zusammenführung einfügen geschlossen haben.
Als Nächstes müssen Sie die Beschriftungen in Bezug auf die ausgewählten Zusammenführungsfelder aktualisieren. In der Multifunktionsleiste unter Mailings, klicke auf Beschriftungen aktualisieren. Jetzt sollten Ihre Beschriftungen wie in Abbildung 5 oben rechts in diesem Abschnitt aussehen.
Es ist eine gute Idee, Ihr Dokument an dieser Stelle zu speichern. Verwenden Sie einen Namen, mit dem Sie erkennen können, dass dies Ihr Hauptdokument ist, die Vorlage für Ihre Etiketten (jedoch nicht Ihre Adressdaten).
Zum Schluss können Sie Ihr Hauptdokument mit Ihrer Adressliste in der Multifunktionsleistenleiste unter zusammenführen Mailings, klicke auf Beenden und zusammenführen. Wählen "Bearbeiten Sie einzelne Dokumente… ”. Klicken OK um alle Datensätze zusammenzuführen.
Jetzt, Was ist, wenn es nicht richtig aussieht? und Sie erkennen, dass Sie vergessen haben, ein Leerzeichen zwischen Vor- und Nachname zu setzen? Kein Problem… gehen Sie zu Ihrem Hauptdokument (Etikettenvorlage), fügen Sie das Leerzeichen zwischen «Vorname» und «Nachname» hinzu und klicken Sie dann auf Beschriftungen aktualisieren. Wiederholen Sie die Schritte 23. bis 25. oben. In Abbildung 6 finden Sie ein Beispiel für die zusammengeführten Beschriftungen.
Groß! Ihre Etiketten werden jetzt zusammengeführt und Sie können drucken.
Müssen Sie weitere Adressen bearbeiten oder hinzufügen? Klicken Sie bei geöffnetem Hauptdokument einfach auf Empfänger bearbeiten unter Mailings In der Multifunktionsleiste wird Ihre Adressliste angezeigt, damit Sie sie bearbeiten können. Es gibt auch Sortier- und Filteroptionen im Dialogfeld Adressliste, sodass Sie alphabetisch nach dem Feld Ihrer Wahl sortieren oder nur bestimmte Adressen zusammenführen können.