Inhalt
- Was ist eine Pivot-Tabelle?
- Verwendung von Pivot-Tabellen
- Daten erstellen
- Erstellen der Pivot-Tabelle
- Neue Daten hinzufügen
- Formatierung
Simon ist ein Inhaltsschreiber und ein Experte für Computer. Er teilt auch gerne köstliche Rezepte mit Lesern.
Was ist eine Pivot-Tabelle?
Ich habe 20 Jahre Erfahrung in einer Finanz- oder Buchhaltungsabteilung. Ich habe vor über 20 Jahren angefangen, mit Tabellenkalkulationen zu arbeiten und habe sie seitdem ständig verwendet. Eine der leistungsstärkeren Funktionen von Microsoft Excel ist die Pivot-Tabelle.
Hierbei handelt es sich um interaktive Tabellen in Excel, die große Datenmengen in einem einfach zu lesenden und übersichtlichen Tabellenformat gruppieren und zusammenfassen, das komplexe Analysen ermöglicht. Dieses Tool ist sehr leistungsfähig, da Sie Daten schnell und einfach sortieren, ausblenden und bearbeiten können. Sie können auch eine sofortige Aktualisierung Ihrer zusammengefassten Daten mit einer schnellen Aktualisierung erhalten, wenn Sie Ihre Informationen ändern.
Verwendung von Pivot-Tabellen
Die Verwendung von Pivot-Tabellen in Excel ist weitaus einfacher als die meisten Menschen glauben. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Sie durch den Prozess vom Einrichten der Anfangsdaten bis zur Formatierung der endgültigen Tabelle.
Daten erstellen
Die Daten sind normalerweise eine einfache Informationstabelle mit den Überschriften in der oberen Zeile und den Daten in den unteren Zeilen. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Zeilen.
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie die Gehaltsdaten für ein kleines Unternehmen zusammenfassen müssen, indem Sie Elemente wie das Gesamtgehalt pro Abteilung und die Aufteilung nach aktiven und gekündigten Mitarbeitern organisieren.
Indem ich alle Daten sammelte und sie als Funktion, Manager, Mitarbeiterstatus (ActiveTerm), Gehalt, Bonus und Abfindung kennzeichnete, erstellte ich eine einfache Datentabelle, in der jedes Element nach Mitarbeitern aufgelistet ist.
Erstellen der Pivot-Tabelle
- Markieren Sie den Datenbereich.
- Klicken Sie in die obere linke Zelle (einschließlich Überschriften) und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Dehnen Sie den Bereich bis zur unteren rechten Zelle der Daten. Nehmen Sie die Summen nicht in den Bereich auf.
- Wählen Sie in der Excel-Multifunktionsleiste die Option Einfügen Menü und klicken Sie auf Pivot-Tabelle.
Sie erhalten ein Dialogfeld. Wenn Sie den Bereich hervorgehoben haben, bevor Sie auf die Pivot-Tabelle geklickt haben, wird die Tabelle / Bereich Der Abschnitt ist bereits ausgefüllt. Sie können auf das Symbol neben dem ausgewählten Bereich klicken und den Bereich bei Bedarf ändern.
Sie können jetzt auswählen, wo sich die Tabelle befinden soll. Diese Option wird standardmäßig aktiviert Neues Arbeitsblatt aber du kannst wählen Vorhandenes Arbeitsblatt und wählen Sie eine Zelle in diesem Arbeitsblatt aus, wenn Sie möchten. Für die Zwecke dieses Beispiels werde ich wählen Neues Arbeitsblatt.
Drücken Sie OK, um eine leere Pivot-Tabelle zu erstellen und die Daten aus dem ausgewählten Bereich zum Auffüllen des Felds zu verwenden.
Sie sehen nun die Vorlage (mit dem Titel PivotTable1). Hier erstellen Sie den Bericht. Sie können Felder direkt aus der Feldliste in den Bericht ziehen oder die Dateien in die folgenden Bereiche ziehen.
- Berichtsfilter: Auf diese Weise können Sie filtern, was im Bericht angezeigt wird. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nach Manager filtern und nur die Daten anzeigen, die sich auf Cook beziehen.
- Spaltenbeschriftungen: Auf diese Weise können Sie die Überschriften im Bericht einrichten. Sie können beispielsweise jeden Manager auflisten und eine Summe nach Manager erstellen.
- Zeilenbeschriftungen: Hiermit können Sie die Überschriften für die Zeilen einrichten. Sie können beispielsweise jede Funktion auflisten und das Datum nach Funktion sortieren.
- Werte: Hiermit wird gesteuert, welche Informationen zusammengefasst werden sollen.
Im folgenden Beispiel habe ich eine Pivot-Tabelle erstellt, die das Gehalt für jeden Manager zusammenfasst und die Gesamtsummen nach Funktionen aufschlüsselt. Zu diesem Zeitpunkt habe ich es noch nicht formatiert. Ich habe das durch einfaches Ziehen gemacht Manager in das Feld mit den Spaltenbeschriftungen, Funktion in das Feld für die Zeilenbeschriftung und Summe des Gehalts in das Wertefeld.
Was ich eigentlich möchte, ist eine Unterüberschrift für Gehalt, Bonus, Abfindung und Gesamtsumme unter jeder Funktion.
- Ziehen Bonus, Abfindung, und Gesamt in das Wertefeld.
- Die Pivot-Tabelle ist standardmäßig Anzahl der Boni Klicken Sie also auf jedes hinzugefügte Element und wählen Sie Wertefeldeinstellungen und wähle Summe.
- Die Tabelle fügt diese automatisch als Spaltenunterüberschriften hinzu. Ziehen Sie einfach das Element Werte aus dem Feld mit den Spaltenbeschriftungen in das Feld mit den Zeilenbeschriftungen.
- Ich habe beschlossen, dass ich nur Daten für aktive Mitarbeiter anzeigen möchte. Daher werde ich die Pivot-Tabelle filtern. Ziehen Sie das Element ActiveTerm in die Berichtsfilter Box.
- In Zelle B1 befindet sich jetzt ein Dropdown-Pfeil. Klicken Sie darauf und klicken Sie auf Aktiv. Die Tabelle zeigt jetzt nur Daten, die sich auf aktiv beziehen. Wenn Sie mehrere Einträge in hatten ActiveTerm du kannst den ... benutzen Wählen Sie Mehrere Elemente Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Dropdown-Liste, um mehr als ein zu meldendes Element auszuwählen.
Sie haben jetzt eine funktionierende Pivot-Tabelle. Wenn Sie zurückgehen und die Zahlen in den Daten ändern, können Sie die Tabelle aktualisieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle klicken und auswählen Aktualisierung.
Neue Daten hinzufügen
Während Sie eine Pivot-Tabelle vorbereiten, stellen Sie manchmal fest, dass sich Ihre Informationen ändern oder andere Daten erforderlich sind. Im folgenden Beispiel wurde entschieden, dass eine neue Spalte, Anreizkompensationsollte zu den Daten hinzugefügt werden.
- Aktualisieren Sie die Daten und berechnen Sie sie entsprechend neu.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und drücken Sie Aktualisieren. Sie werden feststellen, dass das neue Feld in der Feldliste angezeigt wurde.
- Ziehen Incentive Comp runter zum Werte Abschnitt direkt über dem Summe der Gesamtsumme Element.
- Klicke auf Incentive Comp in dem Werte sektion.
- Wählen Wertefeldeinstellungen.
- Wählen Summe.
Sie haben jetzt das neue Feld zur Pivot-Tabelle hinzugefügt.
Formatierung
Nachdem ich die Pivot-Tabelle mit den richtigen Daten zusammengefasst habe, möchte ich sie formatieren, bevor ich sie präsentiere.
- Überschriften aktualisieren: Einige der Hauptüberschriften müssen geändert werden. Klicken Sie einfach in die Zelle, als wäre es ein Dokument, und ändern Sie es entsprechend. Ich habe die Spaltenbezeichnung in Manager und die Zeilenbezeichnung in Funktion geändert.
- Unterüberschriften aktualisieren: Ich möchte "Summe von" von der Vorderseite jeder Unterüberschrift entfernen. Klicken Sie im Wertebereich auf jedes Element und wählen Sie Einstellungen für Wertefelder. Ändern Sie die Benutzerdefinierter Name nach Bedarf - Ich habe die "Summe von" aus allen Elementen entfernt. Beachten Sie, dass Sie in der Pivot-Tabelle diese Werte nicht so ändern können wie Feldnamen. Ich habe einfach am Ende jedes ein Leerzeichen eingefügt. Sie können auch auf die Zelle klicken, um den Text zu ändern, und die gesamte Tabelle wird aktualisiert.
- Formatieren der Zahlen: Wählen Sie den Zahlenbereich aus, den Sie formatieren möchten, indem Sie auf die Zelle ganz links klicken, die Maustaste gedrückt halten und auf die Zelle ganz rechts im Bereich klicken. Verwenden Sie die Standardformatierungsoptionen, um das Format der Zahlen in diesem Bereich zu ändern.
- Formatieren der Pivot-Tabelle: Klicken Sie auf die Pivot-Tabelle. Sie sehen zwei zusätzliche Menüs in der Excel-Hauptleiste. Wählen Design und klicken Sie auf den unteren Pfeil neben Stile. Sie können jetzt mit der Maus über einen der Stile fahren und eine Vorschau anzeigen. Wenn Sie sich entscheiden, welches Sie verwenden möchten, klicken Sie einfach darauf und das Format ändert sich.
Sie haben jetzt eine einfache Pivot-Tabelle fertiggestellt.
Dieser Artikel ist genau und nach bestem Wissen des Autors. Der Inhalt dient nur zu Informations- oder Unterhaltungszwecken und ersetzt nicht die persönliche Beratung oder professionelle Beratung in geschäftlichen, finanziellen, rechtlichen oder technischen Angelegenheiten.
