So schreiben Sie eine E-Mail im Jahr 2020 richtig

Inhalt

• Eine hilfreiche Anleitung zum Schreiben effektiver E-Mails
• Was in die Betreffzeile einer E-Mail einzufügen ist
• Was in den Text einer E-Mail einzutragen ist
• Was ist in die Unterschrift einer E-Mail einzutragen?
• Andere E-Mail-Tipps
• So antworten Sie richtig auf eine E-Mail
• Meine E-Mail-Horrorgeschichte

David hat einige interessante Ideen und Ansichten über die Ereignisse in Bezug auf Computer und das Internet.

Eine hilfreiche Anleitung zum Schreiben effektiver E-Mails

In diesem Artikel sehen wir uns an:

1. Was in die Betreffzeile eingefügt werden soll
2. Was in den Körper zu setzen
3. Was in die Unterschrift zu setzen
4. Weitere Tipps zum Schreiben von E-Mails
5. Wie man richtig antwortet
6. Meine E-Mail-Horrorgeschichte

Was in die Betreffzeile einer E-Mail einzufügen ist

Die Betreffzeile ist die wichtigste Zeile der E-Mail. Für die meisten Menschen ist es das erste, was sie sehen. Diese Betreffzeile bestimmt, ob die E-Mail sofort, später oder nie geöffnet wird.

• Stellen Sie sicher, dass Sie ein Thema einfügen. Glauben Sie es nicht, manchmal lassen die Leute die Betreffzeile leer. Entweder enthält die E-Mail eine leere Betreffzeile, was bedeutet, dass jemand sie möglicherweise nicht ansieht oder löscht, oder die E-Mail wird mit dem Text der E-Mail empfangen, der die Betreffzeile ausfüllt. Jeder Fall ist nicht gut.
• Halte es kurz. Die Betreffzeile muss informativ sein, aber so kurz wie möglich. Wählen Sie das Gesamtthema der E-Mail und machen Sie es zu Ihrem Betreff. Ich benutze häufig ein Wort als Betreffzeile, weil manchmal das alles ist, was benötigt wird.
• Halte es mehrdeutig. Für mich sollte jede E-Mail wie ein Rätsel behandelt werden. Sie möchten, dass der Leser es öffnet und liest. Das Thema sollte sich auf das diskutierte Thema beziehen, aber auch nicht alle Details preisgeben, damit der Leser gezwungen ist, es zu öffnen.
  
• Achten Sie auf die richtige Grammatik und Zeichensetzung. Behandeln Sie die Betreffzeile nicht als Satz, sodass Sie am Ende keinen Punkt setzen müssen. Groß- und Kleinschreibung, Kommas und andere erforderliche Interpunktion sollten jedoch angewendet werden. Da es sich um eine Betreffzeile handelt, sollten die meisten Wörter groß geschrieben werden.

Halten Sie die Betreffzeile grundsätzlich kurz, aber nicht so spezifisch, dass Sie verraten, was im Text der E-Mail beschrieben wird. Überprüfen Sie die Betreffzeile auf Rechtschreib- oder Grammatikfehler. Machen Sie die Leser auf sich aufmerksam, damit sie keine andere Wahl haben, als Ihre E-Mails zu lesen.

Was in den Text einer E-Mail einzutragen ist

Offensichtlich enthält der Text der E-Mail, worüber Sie sprechen möchten. Das müssen Sie also selbst herausfinden. Um diesen Punkt zu verdeutlichen, muss der Text der E-Mail jedoch gut aussehen.

• Vermeiden Sie Gespräche. Einige Leute behandeln eine E-Mail wie ein Hin- und Her-Gespräch. Ist es nicht. Vermeiden Sie also "Hallo, wie geht es Ihnen?" Zeilen eingeben. Jetzt gibt es Ausnahmen, zum Beispiel, wenn es sich um einen persönlichen Kontakt handelt und dieses Maß an Freundlichkeit akzeptabel ist.
• Achten Sie auf die richtige Grammatik und Zeichensetzung. Beachten Sie einen Trend? Grammatik und Zeichensetzung sind im Text einer E-Mail genauso wichtig wie in der Betreffzeile. Ich hatte einmal E-Mails vom Typ Mitarbeiter in Großbuchstaben. Es schien, als würde der Mitarbeiter in jeder E-Mail, die er verschickte, schreien.
• Absätze aufteilen. Stellen Sie sicher, dass zwischen den Absätzen ein Leerzeichen steht, um jede Idee aufzuteilen. Auf diese Weise kann der Leser jeden Abschnitt der E-Mail in seinen Gedanken aufteilen und so die gesamte E-Mail verstehen. Wenn es nur einen langen Textblock gibt, werden die Ideen durcheinander gebracht.
• Vermeiden Sie Emojis. Dies kann in persönlichen E-Mails passieren, was in Ordnung ist, aber professionelle E-Mails sollten frei von Emojis jeglicher Art sein. Ich habe sie in den letzten mehr als 20 Jahren, in denen ich E-Mails verschickt habe, möglicherweise ein oder zwei Mal verwendet.
• Keine Hintergründe. Dies ist einer der größten Straftäter, die ich sehe, wenn es um E-Mails geht. Ein Bild oder Muster im Hintergrund. Es mag in Ordnung aussehen, wenn es gesendet wird, ist es aber wirklich nicht. Schlimmer noch, es ist die einzige Komponente in einer E-Mail, die von Client zu Client unterschiedlich aussehen kann, sodass das Lesen einer E-Mail schwierig ist. Schließlich kann es zu Problemen für diejenigen kommen, die auf die E-Mail antworten möchten, da sie möglicherweise falsch geladen werden oder das Aussehen von Text mehr durcheinander bringen, während sie eine Antwort eingeben.
• Vermeiden Sie nicht standardmäßige Schriftarten und Farben. Laden Sie keine Schriftart herunter und verwenden Sie sie, da sie ordentlich aussieht, da sie am Ende des Lesers möglicherweise nicht ordentlich aussieht. Gleiches gilt für Farben. Die Schriftfarben sollten sich nur ändern, wenn dies erforderlich ist.
• Halten Sie die Schriftgröße konsistent. Newsletter und andere Arten von E-Mails können unterschiedliche Schriftgrößen haben. Die meisten E-Mails sollten jedoch im gesamten Text die gleiche Schriftgröße verwenden.

Im Körper leben das Fleisch und die Kartoffeln der E-Mail. Es muss nicht nur gut lesen, sondern auch gut aussehen.

Was ist in die Unterschrift einer E-Mail einzutragen?

Die Signaturzeile ist genauso wichtig wie die anderen Komponenten Ihrer E-Mail. Das bedeutet nicht, dass Sie auch über Bord gehen können. Es muss im Bereich bleiben, wer du bist, aber es teilt nicht deine gesamte Lebensgeschichte.

• Haben Sie mehrere Unterschriften. Passen Sie sie an das an, wofür Sie sie brauchen. Eine für professionelle E-Mails, eine für Familienmitglieder usw.
• Schließen Sie nicht alles ein. Selbst mit persönlichen Unterschriften würde ich empfehlen, nicht mehr als fünf Zeilen aufzunehmen. Sie müssen die Namen Ihres Kindes, die Namen Ihres Haustieres, die Marke und das Modell Ihres Autos usw. nicht auflisten, wenn dies für das, was der Leser wissen sollte, nicht relevant ist.
• Grafiken sind akzeptabel. Wenn es sich um ein Logo für ein Unternehmen handelt, sollte dies in eine Unterschrift aufgenommen werden. Ein Bild Ihrer Haustiere ist möglicherweise nicht so angemessen.
• Fügen Sie keine Anführungszeichen hinzu. Zitate sind nur etwas anderes zu lesen und in einer Unterschrift nicht erforderlich. Das erste Mal mag es jemand, aber das zehnte Mal, wenn er es sieht, mag er es vielleicht überhaupt nicht.
• Standard-Unternehmenssprache einschließen. Eine Sprache zum Thema Datenschutz und Vertraulichkeit ist eine akzeptable Sprache, wenn dies von Ihrer Organisation gefordert wird.

Wenn Ihre Signatur normalerweise länger als der Text der E-Mail ist, liegt möglicherweise ein Problem vor. Reduzieren Sie es und geben Sie relevante Informationen an, die der Leser benötigt.

Andere E-Mail-Tipps

• Überprüfen Sie Ihre Absender. Überprüfen Sie immer, an wen Sie eine E-Mail senden. Wenn Sie jemanden blind kopieren müssen, stellen Sie sicher, dass sich seine E-Mail-Adresse im richtigen Feld befindet.
• Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Adresse. Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail von der richtigen E-Mail-Adresse senden. Möglicherweise möchten Sie nicht, dass eine professionelle E-Mail von einer persönlichen E-Mail-Adresse gesendet wird. Überprüfen Sie auch den Namen in der E-Mail-Adresse, um sicherzustellen, dass er angemessen ist.
• Verwenden Sie geeignete Grüße. Sprechen Sie genau wie bei der persönlichen Kommunikation jemanden angemessen an. Verwenden Sie eine Kachel von jemandem, z. B. "Mr." oder "Dr." wenn es sich um eine erstmalige Kommunikation handelt. Wenn es eher lässig ist, können Sie den Vornamen verwenden.
• Korrekturlesen. Lesen Sie Ihre E-Mail natürlich von der Betreffzeile bis zur Unterschrift der E-Mail Korrektur, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.
• Setzt dich darauf. Senden Sie die E-Mail nicht sofort. Setzen Sie sich darauf und kehren Sie später zurück. Lesen Sie es noch einmal und ändern Sie etwas, wenn es nicht richtig erscheint. Das Tolle an E-Mails ist, dass Sie sie nicht sofort senden müssen.
• Prioritätsflags. Kennzeichnen Sie nicht jede E-Mail als wichtig. Wenn Sie dies tun, behandelt der Leser Ihre E-Mails wie gewohnt, oder, noch schlimmer, ignorieren Sie sie vollständig. Kennzeichnen Sie eine E-Mail nur dann als wichtig, wenn sie wirklich wichtig ist.
• Dateien richtig senden. Wenn Sie eine Reihe von Dateien oder große Dateien senden müssen, komprimieren Sie diese oder speichern Sie sie in der Cloud. Senden Sie keine zehn Dateien und erwarten Sie, dass der Leser alle zehn dieser Dateien verwaltet, es sei denn, er hat direkt nach ihnen gefragt und weiß, dass sie kommen.
• Ketten-E-Mails nicht weiterleiten. Spam-E-Mails, Ketten-E-Mails, niedliche E-Mails und alles dazwischen müssen nicht weitergeleitet werden. Brechen Sie die Kette dieser E-Mails, damit die Leute nicht mit Spam überladen werden.

Wir können den Nutzen von E-Mails verbessern, indem wir ihre Verwendung auf konstruktive Weise steuern.

- Shiva Ayyadurai

So antworten Sie richtig auf eine E-Mail

• Lese die E Mail. Ich weiß nicht, wie oft jemand eine meiner E-Mails gelesen hat, habe es aber versäumt, auf alles in der E-Mail zu antworten. Bevor Sie auf eine E-Mail antworten, lesen Sie sie erneut.
• Hinzufügen oder Entfernen von E-Mail-Adressen. Vielleicht ist eine Antwort für eine Person gedacht, also entfernen Sie diese Personen. Oder Sie möchten andere einbeziehen, also fügen Sie sie hinzu. Ich hatte einen Mitarbeiter, der das Management absichtlich aus einer E-Mail entfernte, um Probleme zu vermeiden, sodass ich sie ständig wieder hinzufügen musste.
• Antworte nicht nur mit "Danke". Dies ist nur eine weitere E-Mail, die das Postfach einer Person überflutet. Sie können eine Dankbarkeit einfügen, wenn sie sich am Ende der E-Mail befindet, die Sie schreiben, aber nicht die Gesamtheit einer E-Mail sein sollte.
• Bestimmen Sie, wie Sie antworten möchten. Eine E-Mail, die Sie adressieren möchten, kann mehrere Punkte enthalten. Sie können dies im neuen Text der Antwort tun oder zu ihrem Text in der E-Mail gehen und für jeden Punkt in einer anderen Schriftfarbe (rot oder blau) antworten und dann in Ihrem Text der E-Mail auf verweisen sie unten für Ihre Antwort zu suchen.
• Bei Bedarf immer antworten. Sie können die E-Mail-Adresse bestätigen und angeben, dass Sie später antworten werden. Geben Sie jedoch immer eine Antwort an, damit die Person weiß, dass Sie ihre Anfrage bestätigt haben. Dann antworten Sie in der Zukunft. Eines der größten Probleme bei E-Mails ist, dass die Leute sie manchmal ignorieren.

Meine E-Mail-Horrorgeschichte

Ich möchte eine E-Mail-Horrorgeschichte teilen, die ich vor einigen Jahren am Arbeitsplatz hatte. Am Ende war es nicht schlecht, aber es hätte leicht schlecht werden können. Es ist eine großartige Geschichte, die einen wichtigen Punkt hinter sich hat.

Zu der Zeit beaufsichtigte ich zwei Einheiten, als ich von einer Einheit zur anderen wechselte. Während ich in einer Schulung mit einem Kollegen und meinem Vorgesetzten von der Einheit war, die ich verließ, überprüfte ich meine Arbeits-E-Mails. Einer der Vorgesetzten auf niedrigerer Ebene hatte eine E-Mail an die Mitarbeiter gesendet, in der er sie aufforderte, sich für Überstunden für eine andere Person anzumelden. Wenn jemand eine Auszeit wollte, musste er normalerweise jemanden finden, der für ihn arbeitete. Wir haben häufig die Schichten, die gefüllt werden mussten, als "Slots" bezeichnet. In dieser E-Mail sagte der Vorgesetzte allen: "Wir brauchen einige Leute, die sich freiwillig melden, um diese Schlampe abzudecken." Es sollte offensichtlich sein, was der Fehler in diesem Satz ist.

Zum Glück habe ich meine E-Mails im Griff und habe mich sofort an den Vorgesetzten gewandt, um ihn anzuweisen, die E-Mail zurückzuziehen (was zu der Zeit über das System erlaubt war, das wir hatten). Ich zeigte es jedoch damals meinem Chef, der so viel zu lachen begann, dass sie das Training verlassen musste, um sich wieder zu beruhigen.

Eine lustige Geschichte, um sicher zu sein, aber sie zeigt, dass ein schlechtes Verständnis für das Schreiben einer E-Mail wirklich schädlich und sogar katastrophal sein kann.

Wenn Sie eine Frage zur Beantwortung einer E-Mail haben, stellen Sie diese bitte unten und ich helfe Ihnen gerne weiter!

Dieser Artikel ist genau und nach bestem Wissen des Autors. Der Inhalt dient nur zu Informations- oder Unterhaltungszwecken und ersetzt nicht die persönliche Beratung oder professionelle Beratung in geschäftlichen, finanziellen, rechtlichen oder technischen Angelegenheiten.