Inhalt
- Best Practices für Mitarbeiterfotos
- Fotos erhalten
- Namen einbinden
- Anzeige vorbereiten
- Aktualisierung
- Intranet vs. Hardcopy-Anzeigen
Simon ist seit den Tagen des Papierbandes in der Softwareentwicklung tätig. Er hat Nischensoftware für das Informationsmanagement entwickelt.
Best Practices für Mitarbeiterfotos
Fotos von Mitarbeitern oder Freiwilligen in Organisationen werden häufig auf Anschlagtafeln, Intranets oder manchmal auf Websites angezeigt. Sie dienen einem nützlichen Zweck, um die Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu erleichtern. Einige der Vor- und Nachteile von Mitarbeiterfotos werden von Grenfell 2009 erörtert, z. B. die Unterstützung neuer Mitarbeiter bei der Ermittlung von Who-is-Who (Pro) und Datenschutzbedenken (Contra).
Fotos erhalten
Ihre Organisation kann möglicherweise jemanden fotografieren lassen, der dafür arbeitet, oder sich freiwillig dafür melden, und es gibt viele Artikel (z. B. Strydom 2016, Ahlman 2016), in denen beschrieben wird, wie Sie die bestmöglichen Fotos und qualitativ hochwertige, homogene Bilder erhalten arbeiten mit. Dies ist jedoch möglicherweise nicht möglich. Freiwilligenorganisationen haben möglicherweise Mitglieder, die sich nie zur selben Zeit am selben Ort befinden, und es ist möglicherweise unmöglich, sie alle vor dieselbe Kamera zu stellen. Das nächstbeste in dieser Situation ist, die Leute zu bitten, Fotos von sich selbst einzusenden.
Namen einbinden
Das Anhängen von Namen an diese Fotos ist besonders wichtig, wenn Fotos per E-Mail ankommen, da der Absender im Allgemeinen davon ausgeht, dass die E-Mail an das Foto angehängt bleibt. Dies kann leicht erreicht werden, indem der Name der im Dateinamen dargestellten Person aufgenommen wird. Auf Mobilgeräten werden jedoch nicht routinemäßig Bilddateinamen angezeigt.
Namen können von fast jeder Bildbearbeitungssoftware wie Paint (für Windows) auf die Fotopixel geschrieben werden. Wenn Sie jedoch sicherstellen, dass der Namenstext die richtige Größe und Position hat, kann dies die Grafikdesignfähigkeiten der Person, die die Fotos zusammenstellt, beeinträchtigen. Spezielle Untertitelprogramme wie Caption Pro sind für diesen Zweck nützlich.
Anzeige vorbereiten
Das Präsentieren von Fotos aus unterschiedlichen Quellen kann eine Herausforderung sein - Sie erhalten möglicherweise digitale Handyfotos, Digitalkamerabilder oder sogar gescannte Farbdrucke oder Zeitungsfotos mit unterschiedlichen Auflösungen und Größen.
Zum Vorbereiten einer gedruckten Mitarbeiterfotoanzeige müssen in der Regel Ausdrucke der Fotos auf einer Unterlage mit Text unter oder neben dem Foto angebracht werden, auf dem der Name und die organisatorische Rolle angegeben sind. Die gesamte Anzeige kann elektronisch als Tabelle in Microsoft Word erstellt werden, wobei jede Zelle das Foto, den Namen, die Rolle und die Kontaktdaten enthält, wie unten gezeigt. Word bietet Bearbeitungs- und Zuschneidefunktionen für Fotos, die sehr nützlich sein können. Die Tabelle kann dann als einzelnes Blatt gedruckt werden, das als Personalverzeichnis dient.
Aktualisierung
Das gesamte Blatt muss neu gedruckt werden, wenn Mitarbeiter Rollen verschieben, verlassen oder ankommen. Die Möglichkeit, die gesamte Anzeige als Webseite zu speichern, ermöglicht jedoch die einfache Erstellung einer Intranetanzeige.
In größeren Organisationen, insbesondere solchen mit einer Zweigstellenstruktur, können Personaldetails und Fotos im Intranet als Teil der Personal- oder IT-Systemdatenbank bereitgestellt werden, wobei die Mitarbeiter ihre Angaben bearbeiten und Suchen durchführen können. Wenn Aktualisierungen in den Händen der Benutzer bleiben, führt dies häufig zu veralteten Informationen und Vertrauensverlust im Personalverzeichnis, es sei denn, die Mitarbeiter erhalten einen Anreiz, die Daten auf dem neuesten Stand zu halten.
Intranet vs. Hardcopy-Anzeigen
Während solche Systeme über einen Computer einen hervorragenden Zugriff auf Daten und Fotos von Personen bieten, sind sie selten in der Lage, eine Hardcopy mehrerer Datensätze (wie oben gezeigt) für die Platzierung in Empfangsbereichen und den Prozess des Extrahierens der erforderlichen Informationen zu erstellen Die Datenbank ist möglicherweise lästig.
Große Organisationen können auch fotografische Sicherheitsausweise verwenden. Wenn keine spezielle Einrichtung zur Erstellung dieser Ausweise verfügbar ist, können zu diesem Zweck Mitarbeiterfotos verwendet werden.
