So erstellen Sie eine einfache PivotTable in Microsoft Excel

Inhalt

• PivotTable
• Was ist eine PivotTable?
• PivotTable-Konstruktion
• PivotTable-Felder und Abschnitte
• PivotTable-Abschnitte
• Daten sammeln
• PivotTable-Beispieldaten
• Erstellen einer einfachen PivotTable
• Hinzufügen von Quelldaten
• Kennen Sie Ihr Design
• Leere PivotTable
• Mein PivotTable-Design
• Fügen Sie eine grafische Darstellung der PivotTable ein
• Auswahl des richtigen Diagramms
• Clustered Balkendiagramm
• Fazit
• Die Excel 2019 Bibel

Joshua ist ein Doktorand an der USF. Er interessiert sich für Business-Technologie, Analytik, Finanzen und Lean Six Sigma.

PivotTable

Was ist eine PivotTable?

Mit einer PivotTable kann ein Excel-Benutzer einen dynamischen Bericht mit Daten erstellen, der als PivotTable-Bericht bezeichnet wird. PivotTables sind sehr effektiv, wenn es darum geht, eine große Menge an Informationen aufzunehmen und eine aussagekräftige Darstellung dieser Daten als Ausgabe zu erstellen. PivotTables können nicht nur Daten in mehreren Ansichten anzeigen, sondern auch mit Formeln programmiert werden, um Berechnungen durchzuführen. Es ist im Wesentlichen eine Tabelle, die eine andere Tabelle zusammenfasst und sehr hilfreich ist, wenn es darum geht, aus einer großen Datenmenge einen Sinn zu machen. Eine PivotTable besteht aus Spalten, Zeilen, Werten und Filtern, die im Folgenden zusammengefasst sind.

PivotTable-Konstruktion

PivotTables erfordern Übung, aber das Erstellen ist ein einfaches Konzept. Nachdem eine PivotTable eingefügt wurde, werden Attribute (Felder) der Quelldaten in einem oder mehreren Abschnitten einer PivotTable (Spaltenabschnitt, Werteabschnitt, Zeilenabschnitt, Filterabschnitt) organisiert, um die Tabelle zu erstellen. Jeder Abschnitt ist in der folgenden Abbildung zu sehen.

PivotTable-Felder und Abschnitte

PivotTable-Abschnitte

Säule

Der Spaltenabschnitt in einer PivotTable stellt den Überschriftenbereich dar, der sich von links nach rechts entlang der Oberseite der PivotTable erstreckt. Wenn Daten zum Spaltenbereich hinzugefügt werden, können die eindeutigen Werte für diese Spalten im Zeilenbereich angezeigt werden. Die Spalte kann verwendet werden, um einen zeitlichen Trend oder eine Datenmatrix anzuzeigen.

Werte

Wenn Quelldaten berechnet, gezählt, summiert oder gemittelt werden müssen, kann der Wertebereich verwendet werden. Bei Verwendung des Wertebereichs in einer PivotTable werden die verwendeten Werte gemessen.

Reihen

Wenn Daten in den Zeilenbereich gezogen werden, werden die Daten auf der linken Seite der PivotTable angezeigt. Dem Bereich "Zeilen" wird möglicherweise kein Feld hinzugefügt, in der Regel jedoch mindestens ein Feld.

Filter

Der Filterbereich ist für Ihre Daten optional. In diesem Abschnitt können Sie die Daten filtern, wie Sie es für richtig halten, um eine klare Nachricht über die Daten zu übermitteln. Das Feld, das hier abgelegt wird, sind Daten, auf die es sich konzentriert. Diese Daten müssen möglicherweise mit einem Filter sortiert oder eingegrenzt werden.

Daten sammeln

Die unten gezeigten Beispieldaten können hier heruntergeladen werden, wenn Sie diesem Tutorial zur PivotTable-Erstellung folgen möchten. Dieser Datensatz zeigt internationale statistische Projekte, die weltweit durchgeführt werden. In den Spalten werden ID-Nummer, Name, Ländercode, Land, Region und mehrere weitere Attribute angezeigt.

PivotTable-Beispieldaten

Erstellen einer einfachen PivotTable

Um eine PivotTable zu erstellen, benötigen Sie eine Art Quelldaten. Quelldaten sollten Daten sein, die Datensätze darstellen, die mehr als eine Spalte haben. Wenn Sie mitmachen, öffnen Sie die Tabelle in Microsoft Excel über den obigen Link. Stellen Sie sicher, dass Sie die Tabelle speichern, bevor Sie daran arbeiten.

Wählen Sie die Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf das PivotTable-Symbol in der Gruppe "Tabellen" auf der linken Seite des Menübands. Das Dialogfeld PivotTable erstellen wird angezeigt und benötigt Daten. Wenn Ihre Daten bereits als Tabelle gespeichert sind, wird durch Auswahl einer Zelle in dieser Tabelle die gesamte Tabelle zum Feld Tabelle / Bereich hinzugefügt. Andernfalls wählen Sie den vollständigen Bereich Ihrer Daten für dieses Feld aus.

Entscheiden Sie als Nächstes, ob die PivotTable auf einem neuen Blatt oder im aktuellen Arbeitsblatt angezeigt werden soll. Wenn die PivotTable im aktuellen Arbeitsblatt angezeigt werden soll, müssen Sie auswählen, in welcher Zelle die Tabelle beginnen soll. Da das Beispiel so viele Daten enthält, möchte ich, dass die PivotTable über ein eigenes Arbeitsblatt verfügt. Nachdem Sie sich entschieden haben, klicken Sie auf OK.

Hinzufügen von Quelldaten

Kennen Sie Ihr Design

Zu diesem Zeitpunkt ist die PivotTable leer. Der nächste Schritt besteht darin, die PivotTable mithilfe des PivotTable-Feldbereichs zu füllen. Vor dem Erstellen einer PivotTable müssen Sie sich zwei sehr wichtige Fragen stellen: "Welche Daten möchte ich anzeigen?" und "Wie möchte ich es anzeigen?" um festzustellen, welche Felder wohin gehen.

Leere PivotTable

Mein PivotTable-Design

Für diese PivotTable möchte ich die Summe des gesamten Darlehensbetrags und den mit diesem Wert verbundenen Projektnamen sehen. Ich möchte auch alle Datensätze herausfiltern, deren Darlehensbetrag unter 10 Millionen US-Dollar liegt, und jeden nach Regionen kategorisierten Wert in einem Matrix-Format anzeigen.

Zunächst werde ich einen Wert (Darlehensbetrag) für die PivotTable festlegen. Der Gesamtkreditbetrag muss aus der Feldliste in den Werteabschnitt gezogen werden. Dieser Wert wird als Summe angezeigt. Da jeder Datensatz eindeutig ist, gibt es keine Summe. Wenn es Datensätze mit demselben Projektnamen gäbe, würden sie kombiniert und eine Summe der beiden angezeigt.

Als nächstes muss der Projektname aus der Feldliste in den Zeilenabschnitt gezogen werden. Sie werden feststellen, dass die PivotTable-Seitenleiste nach der ersten Bearbeitung verschwindet. Um die Seitenleiste wieder anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Kopfzeile in der PivotTable und wählen Sie "Feldeinstellungen anzeigen". Die folgende Abbildung zeigt, wie die PivotTable nach dem Hinzufügen des Projektnamens zu Zeilen aussehen sollte.

Als nächstes möchte ich alle Darlehensbeträge unter 100 Millionen Dollar herausfiltern. Dazu muss ich das Feld Kreditbetrag in den Filterbereich der PivotTable ziehen. Infolgedessen wird der PivotTable für dieses Feld ein Filter hinzugefügt. Wenn ich auf das Dropdown-Menü in der neuen Überschrift "Zeilenbeschriftungen" klicke, muss ich die Option "Wertfilter" auswählen und dann auf "Größer als oder gleich" klicken. Siehe die Operation in der Abbildung unten.

Der Wertefilter erfordert einen Wert, der alle darunter liegenden Werte herausfiltert. Da ich Kredite in Höhe von 100 Millionen US-Dollar und mehr anzeigen muss, werde ich dem Feld 100 hinzufügen.

Die folgende PivotTable zeigt die Daten nach dem Filtern.

Jetzt, da ich nur noch hochwertige Kredite in Höhe von 100 Mio. USD und mehr habe, möchte ich jeden Wert nach Regionen anzeigen. Ziel ist es, eine Matrix zu erstellen, die jeden Kreditwert nach Regionen kategorisiert. Dazu muss der Feldwert für die Regionen zum Spaltenabschnitt hinzugefügt werden. Die resultierende Tabelle ist unten gezeigt.

Fügen Sie eine grafische Darstellung der PivotTable ein

Manchmal hilft Ihnen ein Diagramm der PivotTable dabei, kategorisierte Daten sowie hohe und niedrige Werte zu vergleichen. Wir werden beide sehen, nachdem wir diese PivotTable grafisch dargestellt haben. Um ein Diagramm einzufügen, klicken Sie auf Analyse, die sich im Abschnitt PivotTable Tool des Menübands befindet. Suchen Sie nun die Schaltfläche Pivot-Diagramm einfügen und klicken Sie darauf.

Auswahl des richtigen Diagramms

Basierend auf dem Datentyp im Diagramm entscheidet Excel, welcher Diagrammtyp für Ihre PivotTable verfügbar ist. In diesem Fall kann ich nur zwischen Balkendiagrammen und Kreisdiagrammen wählen. Die beste visuelle Darstellung dieser Daten würde in Form eines gruppierten Balkendiagramms erfolgen.

Clustered Balkendiagramm

Fazit

Diese PivotTable hätte auf Dutzende verschiedene Arten angezeigt werden können. Abhängig von Ihren Zielen für die Berichterstellung muss die Tabelle unterschiedlich strukturiert sein. In den meisten Fällen ist bei einer PivotTable ein Versuch und Irrtum mit dem Entwurf der Tabelle verbunden. Um eine gute Übung an diesen Tischen zu erhalten, versuchen Sie am besten, so viele verschiedene Tabellenstile wie möglich zu entwickeln, um ein Gefühl für die PivotTable-Funktion zu bekommen.

Um ein besseres Verständnis der Funktionsweise von PivotTables in Excel zu erhalten, empfehle ich das folgende Buch. Ich benutze die Excel-Bibel seit Jahren, um mein Verständnis aller Aspekte dieses Microsoft-Produkts zu verbessern.

Die Excel 2019 Bibel